Det kan være vanskeligt at få overskud til at skrive tilbud i en i forvejen travl hverdag, specielt til det offentlige som stiller en række formelle krav. De færreste får viden nok og erfaring med udbud til at det bliver en let proces.
Tilbudsgivning kan betragtes som et projekt, med en række aktiviteter: Der skal typisk uddelegeres opgaver, kvalitetsikres dokumenter, følge op på tidsplaner og deadlines, udfordre de kommercielle og tekniske elementer, sikre tilbuddet overholder formalia m.v.
Det er derfor vigtigt at have en person der er tilbudsansvarlig. Vi kan påtage os rollen som tilbudskoordinator, eller assistere Jeres tilbudskoordinator med spidskompetence. Om alle omstændigheder tager vi udgangspunkt i virksomhedens konkrete situation og hjælper Jer i mål med tilbuddet.
Nedenstående opgaver kan vi for eksempel bistå med:
- Generel rådgivning (fx via undervisning) om udbudsreglerne
- Gennemgang og vurdering af udbudsmaterialet
- Tilbudsdisposition, herunder checklister
- Tilbudsstrategi og optimering af tilbud
- Tovholder på tidsplanen og processen i øvrigt
- Deltager i udarbejdelsen af tilbuddet
- Sparring med intern medarbejder der udarbejder tilbuddet
- Tilbudsafgivelse og kvalitetssikring af tilbuddet
- Bistand til den elektroniske udbudsproces i ordregivers udbudssystem
- Forberedelse af og deltagelse i forhandlingsmøder
- Indledende vurdering af, hvorvidt konkurrerende tilbud overholder kravene i udbuddet
- Indledende vurdering af evalueringsrapporter og begrundelser for tildeling
- Drøftelse af mulighederne for, at anmode om aktindsigt i konkurrerende tilbud og / eller klage til Klagenævnet for udbud